Kelebihan dan Kekurangan Dari Software General Ledger

Seperti yang telah anda ketahui, general ledger atau yang biasa di kenal sebagai buku besar merupakan langkah kedua dalam siklus akuntansi. Buku besar berisikan hasil mutasi rekening transaksi dari hasil postingan jurnal yang berfungsi untuk melihat kumpulan mutasi dalam setiap akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi untuk membuat penyesuaian jurnal hingga laporan keuangan.

Secara konvensional, untuk memosting ke buku besar sangat diperlukan ketelitian dalam menghitung satu persatu nilai yang terdapat dalam tiap jurnal dengan menambahkan atau mengurangi nilai berdasarkan posisi debit atau kredit. Barulah setelah itu nilai saldo akhir yang diperoleh dimasukkan kedalam buku besar.

Dengan cara yang rumit dan rentan akan kesalahan inilah yang membuat kita sepatutnya mencari sebuah software yang dapat mendukung pencatatan secara otomatis.

Disinilah peran software General ledger yang merupakan software akuntansi yang dapat mencatat segala transaksi jurnal hingga menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laba rugi, arus kas, dan lain sebagainya secara otomatis.

Secara umum, fitur dan fasilitas dalam software general ledger meliputi

1. Data master (nama, akun, departemen, dan lain – lain)

2. Jurnal umum double entry (debit-kredit)

3. Menampilkan dan mencetak voucher jurnal (journal voucher)

4. Buku besar

5. Neraca saldo

6. Laporan laba-rugi

7. Eskpor laporan

Beberapa keuntungan menggunakan software general ledger

1. Sangat sederhana sehingga dapat digunakan bahkan oleh orang umum yang hanya mengerti pembukuan keuangan dasar.

2. Pengguna hanya perlu menginput dalam jurnal umum disatu tempat tanpa harus mengatur akun.

3. Laporan keuangan dapat langsung dilihat tanpa harus menunggu tutup buku di akhir bulan

4. Ukuran database pun ringan karena tidak memiliki alur yang kompleks.

Adapun kekurang yang terdapat dalam software general ledger seperti

1. Tidak mengutamakan penampilan yang user friendly karena hanya terfokus pada pencatatan sederhana

2. Kurang efektif untuk diterapkan oleh usaha dengan alur bisnis yang kompleks dan spesifik seperti transaksi procurement, transaksi yang melibatkan barang, harga tetap, produksi dan lain sebagainya

3. Kurang efisien untuk diterapkan dalam usaha yang memiliki frekuensi transaksi yang sering dan rutin seperti transaksi berulang (recurring)

4. Tidak dapat mengontrol persediaan, utang – piutang jatuh tempo dan lain sebagainya.

Itulah mengapa untuk bisnis yang memiliki alur yang lebih spesifik dan juga memiliki transaksi yang sering, sangat di anjurkan untuk menggunakan sebuah software yang lebih canggih lagi seperti halnya software ERP. Software ERP merupakan software manajemen bisnis yang memiliki sistem terintegrasi sehingga anda dapat mengelola berbagai aspek bisnis anda hanya dalam satu sistem.

Dan yang pasti, penggunaan general ledger anda akan menjadi lebih maksimal karena software erp mampu mengakomodasi segala kebutuhan bisnis anda.